Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Les entreprises françaises émettent plus de 2 milliards de factures chaque année dans leurs relations commerciales avec d’autres entreprises. De la traditionnelle facture papier au système structuré EDI, en passant par le fichier PDF, les factures qui circulent le sont sous des formats divers.

L’ordonnance du 15 septembre 2021 s’inscrit dans un mouvement européen d’uniformisation des formats de facturation. Elle pose ainsi l’obligation pour toutes les entités assujetties à la TVA en France d’échanger des factures électroniques.

Mais alors qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture émise, envoyée, reçue et archivée sous format électronique. Il s’agit plus précisément d’un document de facturation dont l’authenticité et l’intégrité doivent être garantis par des moyens digitaux et dématérialisés.

Plusieurs possibilités existent pour répondre à ces exigences légales :

• La signature électronique qui permet d’attester de la non-modification d’un fichier PDF par exemple.
• Un système structuré comme l’EDI (« Échange de données informatisées »).
• La piste d’audit fiable: le destinataire de la facture doit pouvoir justifier et retracer chaque étape de la commande à la facturation à l’aide de documents faisant foi comme un devis.

À noter que l’impression ou la duplication d’une facture électronique n’a pas plus de valeur qu’une simple copie et ne peut donc remplacer l’originale.

Maintenant que nous cernons mieux ce qu’est une facture électronique, qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique apporte ?

Elle apporte deux principes majeurs :

L’échange de factures électroniques : l’e-invoicing

Le premier principe introduit par la facture électronique est « L’e-invoicing ». Il correspond à l’obligation pour les entreprises d’émettre sous format électronique des factures à leurs clients professionnels.

Ce nouveau mode de facturation doit être réalisé au quotidien.

Différents outils permettent de faciliter la gestion en temps réel de ses factures :

• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ont pour rôle de transmettre, du fournisseur au client, la facture sous format dématérialisé. La PDP est donc un intermédiaire qui convertit la facture établie par le fournisseur dans un format qui convient au client.
• Le logiciel public Chorus Pro est doté de fonctionnalités strictement nécessaires d’un point de vue légal mais il peut convenir aux entreprises dont le nombre de factures est faible.

Autre avantage, les flux d’échange ne sont pas à sens unique. Les PDP, de même que le portail public, est en mesure de collecter des informations chez le receveur de la facture pour les transmettre à l’émetteur, facilitant pour ce dernier le suivi de ses factures.

Le volet fiscal : l’e-reporting

Le second principe introduit par la facture électronique est « L’e-reporting ». Il désigne quant à lui l’obligation pour les entreprises de transmettre les données, sous format électronique, à l’administration fiscale.

Grâce à la facturation électronique, l’administration fiscale aura une vue en temps réel de l’ensemble des factures émises en France. Les mentions classiques d’une facture papier sont donc nécessaires et devront être transmises à l’État pour chaque facture émise, et ce aussi bien pour les factures concernées par l’e-invoicing mais aussi dans le cadre des transactions avec des clients particuliers ou des entités non assujetties à la TVA.

Ces changements qui seront obligatoires au 01/09/2027 pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, vont entraîner de profonds bouleversements dans les systèmes d’information.

Conclusion

La facturation électronique telle qu’entendue en France, peut se résumer en un seul schéma :

Nous aborderons dans une prochaine newsletter les étapes déjà réalisées et celles à venir de la réforme de la facturation électronique.