Facturation électronique et fraudes : quels enjeux et quelles perspectives ?

20 Nov 2023

L’équipe BillyGen est particulièrement sensible à la question de la fraude.

Avec la réforme de la facturation électronique, la digitalisation des échanges financiers est omniprésente. La prévention des fraudes devient alors vitale.

Cet article donne une vue d’ensemble des principales fraudes répertoriées et des mesures de prévention à mettre en place pour votre entreprise, dans le cadre de la facturation électronique.

Les enjeux de la facturation électronique

 

La facturation électronique offre de nombreux avantages dans la gestion administrative et financière des processus, ainsi que de nouvelles perspectives pour les entreprises et les acteurs étatiques (impôts, finances publiques) :
 
  • Rapidité
    • Traitement instantané des factures
    • Réduction des délais de règlement des factures
  • Réduction des coûts
    • Élimination des frais d’impression et d’expédition des documents papier
    • Réduction du stockage physique
  • Efficacité administrative
    • Prévention et renforcement de la lutte contre la fraude à la TVA
    • Facilitation des déclarations administratives (TVA, impôts sur les sociétés, exonérations particulières, …)
    • Amélioration de la compétitivité des entreprises à travers des processus simplifiés
 
La fraude représente un défi important, notamment avec les nouveaux horizons offerts par la facturation électronique. En effet, la transition des processus traditionnels aux flux numériques, crée de nouvelles opportunités pour les fraudeurs de manipuler et d’exploiter les failles potentielles.
 
Les menaces sont nombreuses et multi vectorielles, en particulier :
 
 
 
 

1. Fraudes internes

Les manœuvres de fraudes internes, consistent en la manipulation des données sensibles de l’entreprise à des fins malveillantes.
Les cybercriminels malveillants peuvent modifier les montants et les détails des factures, de sorte à rediriger les paiements vers leurs propres comptes.

Cela peut entraîner des pertes financières pour la trésorerie et le fonctionnement de l’entreprise. Les particuliers sont également lésés car ils effectuent à leur insu des paiements sur des comptes frauduleux.

2. Fraudes externes

L’accès en ligne aux données de facturation offre également des voies d’entrée pour des acteurs malveillants. Ils peuvent ainsi tenter de détourner des fonds ou perturber les opérations commerciales.

À travers des actes de phishing (technique frauduleuse destinée à leurrer l’internaute pour l’inciter à communiquer des données personnelles), les informations de connexion peuvent ainsi se substituer à des interlocuteurs connus de votre entreprises (fournisseurs, clients, administration fiscale) afin de commettre des actes de fraude financière.
 
3. Fraudes fournisseurs
 
Des opérations de vol et d’écoute de données sont possibles au niveau des systèmes d’informations de votre entreprise.
Les principaux dommages de ces attaques impactent l’entreprise à plusieurs niveaux, notamment :
 

Les mesures de prévention et de lutte contre les fraudes

 

Face à ces actes de fraude, différentes mesures sont prises en compte pour prévenir et lutter contre la fraude. Parmi ces mesures, on distingue des leviers procéduraux et des leviers technologiques.
 
La question des leviers procéduraux est traitée au moyen de différents canaux, dont :
  • Les processus de validation automatisée
  • Les normes de détection de la fraude (NEP 240)
  • La sensibilisation et la formation du personnel

La validation automatisée des factures identifie les incohérences, erreurs de format ou l’absence de données, signes potentiels d’une facture frauduleuse ou non conforme. En comparant avec des modèles de référence (Factur-X, PDF/A3), les processus de validation permettent une vérification à grande échelle.

 

BillyGen embarque des contrôles à la saisie.
Il est également possible d’importer des données pour réduire le risque d’erreur de saisie.
En matière de contrôle, la NEP 240 (Norme d’exercice Professionnelle) guide les auditeurs dans la réalisation d’un audit pour identifier les risques de fraude significatifs, dont ceux liés à la facturation électronique. À travers la vérification des contrôles internes, l’analyse des écarts de montants et des autorisations, les audits renforcent la fiabilité des informations financières et la confiance des parties prenantes.
 
La formation régulière des collaborateurs les sensibilise aux risques de fraudes, tels que des courriels suspects, des paiements inhabituels et demandes de modification des factures.
Les principales pratiques de sécurité sont liées à la mise en place d’un mot de passe robuste et au suivi des mises à jour des logiciels. Une bonne culture anti-fraude favorise la signalisation des problèmes, notamment à travers des procédures simplifiées et compréhensibles par tous.

 

BillyGen suit les recommandations de l’ANSSI en matière de mot de passe en vous obligeant à créer un mot de passe de 12 caractères, avec au moins un chiffre, une lettre et un caractère spécial.

En matière de technologie, il existe de nombreuses technologies émergentes, permettant de lutter contre la fraude :

Cryptographie
Avec la cryptographie, il est possible de protéger par chiffrement les détails financiers, les coordonnées bancaires et les informations personnelles lors de l’envoi ou la réception des factures. Cela empêche les fraudeurs potentiels d’intercepter et d’accéder illégalement à ces données confidentielles.
 
Par exemple, le protocole TLS (Transport Layer Security) assure le chiffrement des données en transit et l’authentification des parties concernées par une transaction électronique.
 
Signature électronique
La signature électronique renforce l’authenticité, l’intégrité et la non-répudiation des factures électroniques. En plus de garantir la provenance du document, elle renforce la traçabilité de celle-ci à travers l’enregistrement des informations telle que l’heure et la date de la signature. Cela crée une piste d’audit, utile à la fois pour le suivi des factures, ainsi que la détection de fraudes.

 

BillyGen intègre la signature électronique dans ses processus avec son partenaire Yousign. Elle garantit la conformité des factures crées à l’archivage longue durée (PDF/A3) et l’intégrité des documents générés par votre entreprise.

Contrôles embarqués
Les contrôles embarqués assurent la fiabilité des données de facturation durant les transactions.
Ils permettent la validation des données, la comparaison avec les modèles et standards autorisés pour l’émission des factures et devis.

 

Dans l’application BillyGen, des contrôles sur la saisie sont réalisés à chaque étape (exemples : numéros de téléphone ou établissements avec la base sirene).
Cette opération continue évite la propagation des erreurs lors de l’édition des factures. Des alertes sont également mises en place, en cas de champs obligatoires non saisis ou d’erreurs sur la saisie d’une date par exemple.

Quelles perspectives et évolutions ?

 

La lutte contre la fraude occupe une place cruciale pour assurer l’intégrité des transactions et maintenir la confiance dans les processus commerciaux numériques. Elle bénéficie aujourd’hui des avancées technologiques, à la fois pour les entreprises, les entités administratives et les organes d’audit.
Parmi ces technologies, deux d’entre elles s’imposent comme leaders dans la lutte anti-fraude : l’intelligence artificielle et la blockchain.
 
L’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle met à disposition des algorithmes d’analyse à grande échelle. Ces derniers peuvent analyser de vastes quantités de données pour identifier des schémas de comportement inhabituels, indiquant souvent des activités frauduleuses. Par exemple, le deep learning (procédé d’apprentissage automatique) peut détecter de fausses signatures électroniques à partir des motifs appris au fil du temps.
 
La blockchain
Dans le contexte de la facturation électronique, la blockchain crée un registre inaltérable des transactions électroniques. Toutes les étapes (création d’un article, d’un compte client) sont respectivement enregistrées dans des blocs sécurisés, prévenant la falsification des données. L’élaboration de contrats intelligents (ou smart contracts) vérifie également en aval les processus enregistrés dans la blockchain.
 
Pour une lutte efficace contre la fraude, la technologie doit aller de pair avec une réglementation forte.
Le cadre réglementaire doit être adaptée aux usages actuels et futures, en matière de facturation. En France, l’arsenal réglementaire comporte des lois encadrant à la fois la traçabilité des factures et les outils numériques associés.
 
Les principales lois sont :

Conclusion

La facturation électronique étend l’efficacité des processus commerciaux. Toutefois, elle accroit les risques de du fait de la digitalisation du processus. Au-delà des enjeux liés à la sécurité financière et aux données sensibles, la fraude est un enjeu de confiance pour l’ensemble de vos partenaires.
La prévention des fraudes ne sera possible qu’avec une forte synergie entre les capacités humaines et technologiques. Lutter contre la fraude permet non seulement de prévenir les pertes financières, mais également de soutenir le développement d’un écosystème de facturation électronique fiable et durable.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus sur BillyGen et la facturation électronique.

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Sources :